Sistema para escritório: organize a rotina administrativa
Cadastro, agenda, Kanban com WhatsApp e financeiro para escritórios. Pacote Office de R$ 7 a 16 mil, com prazo de 2 a 4 semanas.
Pacote Office
R$ 7 a 16 mil
2 a 4 semanas
Demandas que não deveriam ficar espalhadas
Um escritório pode receber a mesma demanda por ligação, mensagem e e-mail. Se cada pessoa anota em um lugar, descobrir o responsável e a próxima etapa passa a exigir novas conversas. O primeiro passo para organizar esse fluxo não é adicionar mais uma ferramenta: é descrever como a demanda entra, por quais etapas passa e quando pode ser considerada concluída. Um sistema para escritório deve partir dessa rotina. Assim, a discussão sobre funcionalidades fica ligada ao trabalho da equipe, e não a uma coleção de telas que ninguém sabe quando usar.
O que entra no pacote Office
O pacote Office inclui cadastro, agenda, Kanban com WhatsApp e financeiro. O cadastro organiza as informações necessárias à operação; a agenda reúne os compromissos; o Kanban representa as etapas do trabalho. No diagnóstico, vale explicar como o WhatsApp participa desse fluxo e o que a equipe precisa acompanhar no financeiro. Os campos, as etapas e as regras são discutidos conforme a necessidade. Não é preciso que dois escritórios trabalhem da mesma maneira. Um processo simples, com poucos responsáveis, pode pedir uma configuração diferente de uma rotina dividida entre atendimento, execução e gestão.
Quem acessa e quais informações precisa encontrar
Todos os pacotes incluem vários níveis de acesso e dashboard individual. Para definir esses níveis, pense nas tarefas de cada pessoa: quem faz o cadastro, quem acompanha os compromissos e quem consulta as informações financeiras? Pesquisa e filtros também fazem parte do sistema, junto com relatórios em Excel e PDF. Leve exemplos dos controles que você usa hoje para explicar quais informações precisam aparecer nesses relatórios. A entrega inclui página web e app no celular e no computador. Isso permite discutir o uso no escritório e fora dele sem tratar o celular como um projeto separado.
Como preparar a troca das planilhas
Importamos planilhas, e conhecer os arquivos existentes faz parte da avaliação. Separe exemplos de cadastros, agenda e controles financeiros, sem misturar informações de demonstração com dados que precisam ser mantidos. Aponte colunas repetidas, abreviações e registros que já não são usados. Não é necessário refazer tudo antes da conversa; o importante é mostrar como a informação está organizada. Escolha também uma rotina para validar primeiro. Conferir um cadastro, localizar uma demanda e consultar um relatório são maneiras concretas de avaliar se o novo fluxo representa o trabalho do escritório.
Investimento, prazo e conversa inicial
O Office tem faixa de R$ 7 a 16 mil e prazo de 2 a 4 semanas. O diagnóstico gratuito dura 25 minutos, sem compromisso, e a proposta de uma página sai em até um dia útil. A Group One está em Curitiba e atende online fora da cidade. O provedor custa R$ 49,90 por mês e o domínio R$ 40 por ano. A condição padrão é 25% no aceite, com o restante a combinar. IA, venda online e pagamento pelo app são acréscimos, a consultar. No WhatsApp, descreva seu escritório e a demanda que mais exige acompanhamento manual.